Обязательно ли для осуществления юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) использовать специальное ПО или сервис, да и вообще пользоваться услугами какого-либо оператора?

Если вкратце, то да, обязательно (подчеркнем, речь про юридически значимые документы).

Но давайте разберемся, почему.

Во-первых, согласно правилам обмена электронными документами, для придания им юридической значимости, эти документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, а обмен ими с контрагентами – произведен в системе оператора ЭДО (СЭД, см. Постановление Правительства РФ № 1264 от 24.07.21).

Во-вторых, в некоторых случаях именно оператор может подтвердить (и имеет на это право) факт выставления или получения документов (например, УПД, электронных счет-фактур).

В-третьих, оператор ответственен за целостность передаваемых файлов и скорость их доставки, а также за нарушение этих обязательств.

В-четвертых, при работе на определенных рынках обязательность участия оператора в ЭДО дополнительно фиксируется в регламентирующих нормативных актах. Например, для участников товарооборота маркированной продукции передача данных о движении маркированных товаров возможна только через оператора ЭДО (см. Постановление Правительства РФ № 2464 от 31.12.20).

Когда оператор в ЭДО не требуется

Справедливости ради, отметим, что есть случаи, когда привлекать оператора к ЭДО нет необходимости. Это:

— обмен неформализованными документами, к оформлению которых нет строгих требования, и обработка их специализированными ПО не предусмотрена;

— предоставление формализованной отчетности прямо через сайт контролирующего органа. Например, ФНС.

Как выбрать оператора и ПО для электронного документооборота

Исходя из опыта, рекомендуем обращаться к решениям аккредитованных компаний.

Например, можно обратить внимание на сервисы «Астрал. ЭДО» или «1С-ЭДО». Первый подходит тем, кто привык работать без привязки к «1С», второй – тем, кто хочет использовать все возможности имеющейся учетной программы.

В любом случае, наши специалисты готовы помочь и подсказать оптимальный вариант на основе конкретных потребностей и числа контрагентов:

Объединение ПФР и ФСС в единый Фонд пенсионного и социального страхования не может не повлечь за собой разного рода последствия.

Собственно, о них в общем мы уже рассказывали в этом обзоре.

Теперь же обсудим форму ЕФС-1 – единую форму отчетности – новый документ, который с 2023-го года придется сдавать всем работодателям-страхователям.

ЕФС-1 – единая форма сведений для персонифицированного учета, включающая также информацию о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Эта форма в себе объединит 3 сдаваемых в настоящее время отчета – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.

Состав ее озвучен следующий:

Раздел 1. Сведения о трудовой или иной деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.

• Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ);
• Подраздел 1.2. Сведения о страховом стаже;
• Подраздел 1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений;
• Подраздел 2. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;
• Подраздел 3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

• Подраздел 2.1. Расчет сумм страховых взносов;
• Подраздел 2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для организаций — государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые вносы по нескольким основаниям;
• Подраздел 2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• Подраздел 2.3. Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года.

Вступить в силу ЕФС-1 должна уже с 1 января 2023 года.

И, разумеется, об особенностях ее заполнения в ПО для сдачи отчетности, например, в «Астрал Отчет», «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)», «1С-Отчетность» мы еще расскажем.Проконсультироваться

Если в работе с электронным документооборотом используются не сервисы «1С», а, например, «Астрал. ЭДО», то у пользователя часто возникает необходимость вручную добавлять полученные документы в использующуюся «1С: Бухгалтерия».

Например, с такими проблемами регулярно сталкиваются некоторые наши клиенты.

Точнее, сталкивались.

Потому что теперь есть решение — готовая обработка «Выгрузка и загрузка УПД для ЭДО в 1С: Бухгалтерия 3.0».

Эта обработка – разработка специалистов компании «ЦЭК» — позволяет загружать документы поступления в программу «1С: Бухгалтерия 3.0» из xml-файлов, выгруженных после получения по ЭДО.

Также при ее использовании можно выгружать документы реализации прямо из «1С: Бухгалтерия» в xml-файлы для последующей отправки по ЭДО в другой программе.

Никакого поштучного переноса – все автоматизировано.

И это особенно актуально в период сдачи отчетности.

Интересно? Поделимся подробностями:

Уже с 1 января 2023-го года ФСС и ФПР объединятся и станут Фондом пенсионного и социального страхования (см. ФЗ № 236, №237, №238, № 239, №240 и №264 от 14.07.2022, ФКЗ №3 от 14.07.2022).

Важно понимать, как это отразится на работодателях-страхователях.

Отметим, что территориальные подразделения бывших ФСС и ФПР станут просто подразделениями нового Фонда, то есть перерегистрироваться ни ИП, ни организациям не придется. Что претерпит изменения, так это правила выплаты страховых взносов, кадрового делопроизводства и сдачи отчетности.

Страховые взносы

Вместо взносов на ОМС (обязательное медицинское страхование), ОПС (обязательное пенсионное страхование) и подобных появится единый платеж. А распределять поступившие средства по направлениям будет уже само Федеральное Казначейство.

В частности, платеж будет делиться так:

• 72,8% пойдут в бюджет Фонда на ОПС;
• 8,9% — на социальное страхование для выплат в связи с материнством и временной нетрудоспособностью (больничных);
• 18,3% — в бюджет Фонда на ОМС.

Если работодатель выплачивает вознаграждение физическим лицам

Для нанимателей-страхователей по платежам в Фонд устанавливается единая предельная величина базы (ЕПВБ), точная сумма которой пока неизвестна. Озвучено, что на 2023-й год она будет равна ЕПВБ для взносов на ОПС по состоянию на 1 января 2022 года (т.е. 1, 565 млн. руб.), проиндексированная на рост средне заработной платы.

А уже с 2024 года ЕПВБ предполагается индексировать ежегодно соразмерно изменению средней зарплаты.

Собственно, ЕПВБ – совокупность вознаграждений, выплачиваемых конкретному физическому лицу за отчетный год, с которых уплачиваются страховые взносы. Вычисляется нарастающим итогом.

Но важно учесть, что с доходов, превышающих ЕПВБ, взносы не взимаются, за исключением следующих ситуаций:

• Есть дополнительные тарифы на работы с опасными и вредными факторами (ОПС, регламентируется ст. 428 НК РФ);
• Присутствует дополнительное социальное обеспечение летных экипажей и отдельных групп работников угольной промышленности (см. ст. 429 НК РФ).

Ставки страховых взносов будут следующими:

По ожиданиям, для большинства работодателей-страхователей сами суммы взносов не увеличатся. Но у меньшинства – тех, кто выплачивает сотрудника зарплаты более 86000 руб. в месяц без учета индексации – появятся дополнительная социальная выплата.

Перечень застрахованных лиц также станет больше, и нанимателям придется платить взносы также и за:

• лиц, устроенных по договорам ГПХ, в части взносов на ВНиМ;
• временно пребывающих иностранных граждан, а также лиц без гражданства;
• в части взносов на ОПС – за студентов, занятых в студотрядах (они категорируются как вторая группа льготников, и тариф для уплаты взносов будет равен 7,6%).

Если у ИП нет работников и подрядчиков-физических лиц

Тех, кто платит взносы только за себя, изменения коснутся мало.

Для глав крестьянско-фермерских хозяйств (КФХ) сумма годового платежа по страховым взносам останется прежней – 45842 руб. за себя и каждого члена хозяйства.

Кадровое делопроизводство

Основных изменения два:

1. Информация о социальном страховании будет добавлена в сведения о трудовой деятельности работника;
2. Иностранных работников без статуса ВКС включат в систему обязательного медицинского страхования, значит, по истечении у них ДМС их нельзя будет отстранить от работы, а через месяц и уволить.

Отчетность

На наш взгляд, одно из самых существенных нововведений, связанных с объединением Фондов: все существующие сейчас формы отчетности ПФР и ФСС будут заменены на 2:

Важно: заполнять ежемесячно ЕФС необходимости не будет. Данные, которые ранее отправляли в разные ведомства ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, нужно будет указывать в новом отчете с прежней периодичностью, но в указанный выше срок – до 25 числа. А часть информации и вовсе придется предоставлять только по запросам нового Фонда или при приеме сотрудника на работу (и увольнении, соответственно).

Понимаем, изменения серьезные, и их немало.

Но обещаем, что разберемся со всем вместе.

А пока вы спокойно можете готовить и сдавать отчетность в ФСС и ПФР по-старому, пользуясь всеми благами профильных программ. Например, «Астрал Отчет», «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)» или «1С-Отчетность».

Уже по традиции рассказываем об обновлениях в программе «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)». На этот раз – за август-сентябрь текущего года.

Во-первых, в форме 4-ФСС (версия 9.04) появились контрольные соотношения, указанные в Приказе ФСС №226 от 10.06.22 г.

Во-вторых, обновлена форма «Отсутствует доступ к требуемому контейнеру закрытого ключа» при выполнении криптографических операций (т.е. операций с использованием ключа электронной подписи). В частности, стала выводиться информация об организации (ее наименование, ИНН или КПП) и SKID сертификата. Зачем? Например, эти сведения помогут тому, кто работает с большим количеством организаций, понять, какой ключевой носитель выбрать для расшифровки сообщений.

На том пока все, следите за новостями и сдавайте отчетность просто и легко вместе с «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)».

Рассказываем о новейших изменениях в «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)».

СЭДО с ФСС

В соответствии со спецификацией СЭДО ФСС версии 2.8 обновлены:

• формат «Подтверждения сведений», в частности, изменена обязательность и размерность части полей;
• формат «Сведений о застрахованном лице» в части обязательности даты, до которой действителен иной документ, компактности размещения полей и появления возможности поставить отметку «Совпадает с адресом регистрации» при указании адреса проживания;
• значение МРОТ с 1 июня 2022 года, используемое при Реестре сведений и Расчёте ЭЛН.

Нулевой отчет 6-НДФЛ

В ПО добавили функцию создания нулевого отчета 6-НДФЛ (со справками 2-НДФЛ) формата 5.02. Достаточно в Редакторе отчетов нажать «Создать нулевой отчет».

Форма 4-ФСС

Со сдачи отчетности за 2 квартал 2022 года необходимо применять новую форму расчета 4-ФСС версии 0.94 (утверждена Приказом ФСС РФ № 80 от 14.03.22). И она также появилась в программе. Теперь в состав расчета включаются титульный лист, таблицы 1 и 4 (в последней все данные нужно указывать по состоянию на начало года).

Расчет по страховым взносам

В форме РСВ актуализирован формат подверсии до 5.04, а еще теперь не обязательно заполнять поле «Средняя численность работников».

Учтите эти изменения.

А если еще не подключены к «Астрал Отчет. Онлайн (5.0)» — что ж, пора это исправить. Воспользуйтесь бесплатным тарифом «Триаll» и месяц сдавайте отчетность в ПФР, ФСС и ФНС.