Электронные перевозочные документы: как бизнесу подготовиться к обязательному переходу с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в сфере грузоперевозок России произойдет кардинальная цифровая реформа. Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, оформление ключевых транспортных и экспедиторских документов в бумажном виде для большинства перевозок станет невозможным.

Это означает, что все участники цепочки — грузоотправители, перевозчики, экспедиторы, грузополучатели — вне зависимости от сферы деятельности должны будут в обязательном порядке оформлять в электронном виде:

• Транспортные накладные (ЭТрН)
• Заказы и заявки на перевозку
• Экспедиторские документы
• Железнодорожные накладные
• Грузовые накладные при авиаперевозках (авианакладные)

Важное уточнение: Правительство оставляет за собой право определить узкий перечень исключительных случаев, когда бумажное оформление еще будет допускаться. Однако для подавляющего большинства компаний электронный формат станет единственным легальным способом работы.

Почему начинать переход нужно уже сейчас?

Ожидание до сентября 2026 года — это стратегическая ошибка, которая грозит операционным коллапсом. 2025 год — это время для плавной и осмысленной подготовки. Ранний переход позволяет:

1. Протестировать технологию в штатном режиме без стресса и риска сорвать реальные перевозки.
2. Обучить персонал (логистов, водителей, бухгалтеров) работе в новой цифровой среде.
3. Перевести на ЭПД ключевых контрагентов, обеспечив бесперебойность цепочек поставок.
4. Немедленно начать экономить за счет преимуществ электронного документооборота.

Какие реальные выгоды дает электронный документооборот в перевозках (ЭПД) уже сегодня?

Переход на ЭПД — это не просто выполнение требований закона, а прямой путь к повышению эффективности и снижению издержек:

• Сокращение операционных расходов: Больше не нужно тратить деньги на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров и услуги курьерской доставки оригиналов документов.
• Гарантия сохранности и доступности: Электронный документ невозможно потерять в пути или в архиве. Он надежно хранится в государственной информационной системе (ГИС ЭПД) и у аккредитованных операторов.
• Ускорение финансового цикла: Оплата за услуги перевозки поступает в среднем на 15-20 дней быстрее. Не нужно ждать, пока бумажная накладная физически доедет до грузоотправителя для подписания и оплаты.
• Прозрачность и единая версия правды: Все участники перевозки работают с одним и тем же экземпляром документа в режиме реального времени. Любые изменения (план/факт погрузки, отметки о прохождении точек) видны всем одновременно, что минимизирует споры и ускоряет взаиморасчеты.
• Снижение административной нагрузки: Контролирующие органы получают доступ к данным о перевозке напрямую через ГИС ЭПД. Это сокращает количество письменных запросов и выездных проверок для бизнеса.

Практические шаги для перехода на ЭПД

Подготовка к новым требованиям требует выполнения трех ключевых шагов:

1. Обеспечить сотрудников юридически значимыми инструментами подписи:
   1. Для руководителя / ИП: необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
   1. Для уполномоченных сотрудников (логистов, менеджеров) плюсом потребуется оформить на них машиночитаемую доверенность (МЧД), выданную с использованием КЭП руководителя. Это единственный законный способ делегировать право подписи электронных документов.
2. Выбрать и подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД.
   Это организация-посредник, которая обеспечивает технологический обмен документами между вами, вашими контрагентами и государственной системой (ГИС ЭПД). От его надежности и удобства интерфейса зависит простота всей дальнейшей работы.
3. Интегрировать ЭПД в свои бизнес-процессы.
   Идеальный вариант — использовать решения, которые напрямую интегрируются с вашей учетной системой (например, 1С). Это позволяет работать с транспортными документами в привычной среде, не переключаясь между разными программами.

Как внедрить ЭПД быстро и безболезненно?

Для компаний, которые используют 1С, оптимальным решением является готовый сервис «1С-ЭПД». Он позволяет:

• Формировать, подписывать и отправлять все типы электронных перевозочных документов прямо из интерфейса 1С.
• Получать и учитывать документы от контрагентов также непосредственно в своей учетной системе.
• Автоматизировать сверку данных, минимизируя ручной ввод и ошибки.

Сложно ли это освоить? Совсем нет! Базовые принципы работы с ЭПД можно понять буквально за 15-20 минут.

Попробуйте бесплатно в интерактивном тренажере разработанный нашим партнером АО Калуга Астрал (ссылкак на тренажер https://astral.ru/trainer/epd/), который в простой и наглядной форме проведет вас через все этапы работы с электронной транспортной накладной. Это самый быстрый и безопасный способ получить практический опыт до начала реального внедрения.

Не откладывайте цифровую трансформацию вашей логистики на последний момент. Начните тестировать ЭПД уже сегодня, чтобы к сентябрю 2026 года работать по новым правилам легко, эффективно и с выгодой для бизнеса.

Узнать подробнее о сервисе «1С-ЭПД» для интеграции в 1С
Пройти бесплатный интерактивный тренажер и освоить ЭПД за 15 минут