С 1 января 2026 года деловой оборот России ждет масштабная и безальтернативная реформа в сфере электронного документооборота (ЭДО). Это не просто очередное нововведение, а революция в области «первички», которая окончательно похоронит привычные, но устаревшие форматы и установит единый стандарт для подтверждения хозяйственных операций.Суть изменений: конец эпохи бумажных форматов
С указанной даты утрачивают юридическую силу в электронном виде два привычных каждому бухгалтеру документа:
- Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (для подтверждения отгрузки товаров).
- Акт выполненных работ/оказанных услуг (в его традиционном, не унифицированном виде).
Единственным легитимным электронным документом, который будет признаваться ФНС для целей подтверждения расходов и вычета НДС при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг, становится Универсальный передаточный документ (УПД).
Фактически, УПД, который ФНС годами рекомендовала как более прогрессивный формат, превращается из рекомендации в жесткое требование. Это ключевой шаг к полной унификации и машиночитаемости первичных документов в цифровой среде.Почему это важно и чем грозит игнорирование?
Последствия продолжения работы по старым схемам после 1 января 2026 года будут серьезными и финансово ощутимыми:
- Для покупателя (получателя документа):
- Снятие расходов. Налоговые органы получат полное право не признавать расходы, подтвержденные старыми форматами актов или ТОРГ-12 в электронном виде. Это напрямую ударит по финансовому результату и увеличит налог на прибыль.
- Отказ в вычете НДС. «Входной» НДС по таким документам не будет приниматься к вычету, что приведет к росту налоговой нагрузки и оттоку оборотных средств.
- Судебные риски. Оспорить позицию налоговиков в суде будет крайне сложно, так как компания будет действовать вразрез с установленным порядком.
- Для бизнеса в целом:
- Срыв сделок и репутационные потери. Если ваш контрагент (поставщик или исполнитель) не сможет выставить корректный УПД, а вы не сможете его принять, это парализует расчеты и поставки.
- Административный хаос. Несовместимость форматов с ключевыми партнерами потребует экстренных и затратных мер по перестройке процессов.
Проще говоря, использование старых форматов в ЭДО после 2026 года станет не просто неудобством, а прямым путем к финансовым потерям и разрыву деловых связей.План действий: как подготовиться
Оцените текущее состояние.
- Если вы еще не работаете в ЭДО: Сейчас — ваш последний шанс начать переход организованно. Откладывание грозит ажиотажем, техническими сбоями и ошибками.
- Если вы уже в ЭДО, но используете старые форматы (ТОРГ-12, акты): Необходимо срочно перенастроить процессы. Обратитесь к вашему оператору ЭДО для проверки и настройки форматов обмена на УПД.
Техническая подготовка.
- Убедитесь, что ваша бухгалтерская система (1С и др.) и оператор ЭДО поддерживают корректное создание, отправку, получение и обработку УПД.
- Проведите пробный обмен УПД с ключевыми контрагентами.
Коммуникация с контрагентами.
- Официально оповестите всех партнеров о предстоящем переходе. Особое внимание уделите тем, кто до сих пор работает с вами на бумаге — им также предстоит цифровизация или переход на смешанный документооборот.
- Внесите требование об использовании УПД в новые договоры и регламенты взаимодействия.
Обучение персонала.
- Проведите обучение для бухгалтеров, менеджеров и логистов по работе с УПД: как его проверить, подписать, учесть и архивировать.
Как сделать переход быстрым и комфортным?
Для тех, кто ищет надежное и удобное решение, которое избавит от технических сложностей, идеально подходит сервис электронного документооборота «ДОКИ».
«ДОКИ» — это современный сервис от ГК «Астрал», который позволяет:
- Полноценно работать с УПД и другими документами прямо сейчас, обеспечивая полное соответствие будущим требованиям.
- Отправлять и подписывать документы из любого места: не только из 1С, но и через веб-кабинет, мобильное приложение на телефоне или планшете. Это дает свободу действий генеральному директору или сотрудникам в командировке.
- Начать без финансовых рисков: новые пользователи получают 3 месяца бесплатного безлимитного использования сервиса. Это отличная возможность протестировать все функции, перевести ключевых контрагентов и настроить процессы.
Переход на УПД — это не только выполнение требования закона, но и шаг к более прозрачному, быстрому и управляемому документообороту.
Сделайте переход на УПД простым и безопасным с сервисом «ДОКИ».
Узнать подробнее о сервисе «ДОКИ» и условиях подключения
Начать 3-месячный бесплатный период и перейти на УПД уже сейчас